Buoni e Cattivi

Come raccogliere fondi grazie a un evento

11/08/2015

… Soprattutto se sei una piccola associazione.

Nei mesi estivi uno dei “problemi” che tutti noi abbiamo è quello di scegliere cosa fare, a quale manifestazione o evento partecipare per godere del bel tempo e dei giorni di vacanza. Allora fioccano in giro concerti, mostre, mercatini, commedie in dialetto (a Forlì vanno fortissimo!) e tutto quello che si può escogitare per attirare e intrattenere gente.

Anche le piccole associazioni cercano modi per sostenersi e oggi ti parlerò proprio di questo: come puoi raccogliere fondi (e non solo) organizzando un evento, e lo farò raccontandoti proprio quello che ha fatto un’associazione benefica che conosco.

Devi sapere che tra i miei amici di famiglia c’è un signore molto in gamba che, tra le varie cose, è anche presidente di un’associazione a scopo benefico. Questa associazione tra giugno e luglio ha organizzato diversi concerti gratuiti per raccogliere fondi: la cosa particolare è che sono state usate due diverse modalità, con risultati diversi.

 

I concerti non sono tutti uguali: esperimento 1

Possiamo considerare la prima serie di eventi un buon esempio per come è stata organizzata, soprattutto perché adatta alle esigenze del target dell’associazione. I primi eventi si sono svolti così:

  • Aperitivo offerto dall’associazione prima del concerto
  • Concerto gratuito in posto suggestivo (e fresco) come una chiesetta di paese
  • Cena a buffet dopo il concerto con un contributo di 5€

Questa prima modalità di evento ha avuto successo e in molti hanno fatto offerte all’associazione.

Perché? Perché molto probabilmente risolveva il problema “come e dove passo la domenica sera mangiando e divertendomi”.

Veniva offerta un’intera serata in cui si poteva fare un aperitivo, godere di buona musica e poi cenare senza doversi preoccupare di niente: pacchetto completo! I partecipanti hanno apprezzato e quindi si sono sentiti di ricambiare facendo offerte più alte e in maggior numero. Considerando poi che il catering era offerto da volontari, il contributo per la cena è stato importante per l’associazione.

 

Esperimento 2: sì, ok, però…

Questo è l’evento a cui ho partecipato anche io di persona: un concerto gratuito in piazza a Forlì con l’esibizione di giovani (e bravi) musicisti. C’erano parecchie persone e le sedie erano tutte occupate. Eravamo tutti attenti ad ascoltare la musica e alla fine gli applausi sono stati tanti… Un po’ meno i fondi raccolti, purtroppo.

Come mai? Anche se il concerto è stato bello, le persone andavano e venivano. Molti si trovavano lì per caso.

Durante la prima serie di eventi il pubblico, che faceva parte di una piccola comunità, è rimasto per tutta la serata e il fatto di ritrovarsi insieme probabilmente è stato un valore aggiunto.

Al contrario, la serata conclusiva in piazza a Forlì, prevedeva solo il concerto e le persone invitate non avevano l’opportunità di bere qualcosa anche pagando una piccola quota.

In più, essendo all’aperto in una grande piazza invece di un luogo raccolto, chiunque poteva arrivare, rimanere per qualche minuto e andarsene: il pubblico era molto variegato e non c’era un forte senso di comunità, il piacere di stare insieme per un’intera serata.

 

La promozione del 2015: si poteva fare di più

Ok, ti ho raccontato delle differenze dei due eventi, ma ora ti parlo della loro promozione: per quello che ho visto era identica e consisteva nel semplice invio della locandina via email… E senza usare uno strumento apposito.

Il cattivo esempio di tutta la vicenda è proprio lo scarso uso della giusta promozione online. La mail era un po’ difficile da leggere perché, oltre ad alcune informazioni di base scritte come testo, tutto il programma era nella locandina: un’immagine difficile da vedere dallo smartphone.

L’invio delle mail a liste di indirizzi senza l’appoggio di MailChimp, MailUp e tanti altri, mette a rischio la credibilità della casella email che può essere marchiata a fuoco come “indirizzo che manda spam”.

Consiglio: usa servizi appositi per inviare newsletter alla tua lista di clienti/contatti/donatori, anche perché così puoi:

  • Creare delle form per raccogliere contatti
  • Creare mail curate con tutto quello che può servirti, come pulsanti e condivisioni social, logo, immagini
  • Tenere d’occhio le statistiche, ovvero sapere chi riceve e apre la tua mail (e quando)
  • Spedire messaggi personalizzati a determinate persone o gruppi di persone (si dice segmentare la lista)
  • Evitare di essere marchiato come spammer (quello brutto e cattivo che manda mail non desiderate)

 

Consiglio 2: per riempire la lista cerca di recuperare l’indirizzo email di chi è così gentile da fare una donazione. Ovviamente dovrà essere informato a norma di legge su cosa gli verrà inviato e su come verranno trattati i suoi dati.

 

Da mettere in agenda per il prossimo anno

Ho notato che in tutti e due i tipi di evento (con o senza cibarie) c’è stata calma piatta per quanto riguardava i social: non un evento su Facebook, non un hashtag dedicato, non un invito a fare e condividere le foto degli eventi.

Per la serie “W le consulenze gratuite per una giusta causa”, ecco un po’ di azioni da mettere nella lista delle cose da fare per i prossimi eventi e bada, non serve sempre avere degli account social:

  • Avvisare i vecchi donatori, quelli che potrebbero diventarlo e gli amici dell’associazione con una newsletter degna di questo nome, inviata con un servizio apposito… Dai che ce ne sono di ottimi anche gratuiti, come MailChimp!
  • Creare un #hashtag ufficiale dell’evento o degli eventi (per questo non serve avere account social). L’hashtag non deve essere troppo banale o comune, ma nemmeno qualcosa di difficile e incomprensibile. Puoi abbinarlo a quello della città, tipo #ConcertoPinco #Forlì
  • Se l’associazione non vuole o non può creare account su Facebook, Twitter ecc, almeno qualche volontario dovrebbe creare eventi su Facebook o Google Plus e diffondere la notizia sui social.
  • Se c’è la pagina fan su Facebook, creare l’evento e promuoverlo con Facebook Ads.
  • Invitare le persone durante l’evento a scattare e condividere le foto ovunque usando l’apposito hashtag.
  • Valuta se aprire account social specifici per gli eventi: Instagram, Twitter, pagina Facebook. Occhio che però devi seguirli e mantenerli vivi 😉

E se l’associazione ha bisogno di sponsor per organizzare al meglio gli eventi? Allora una bella lettera di vendita fatta bene non può mancare. Non sai cos’è una lettera di vendita? Per ora ti dico che è uno strumento potentissimo che puoi usare per trovare nuovi clienti o sponsor, come nel caso delle associazioni benefiche.

Vuoi approfondire questo tema? Contattami

Se invece decidi di provare solo la modalità aperitivo-concerto-cena buffet + le dritte social che ho dato qui sopra vai e torna vincitore, magari fammi sapere com’è andata!

Ci rileggiamo presto,

Marina

 

 

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