Vita da Freelancer

I 3 segreti del freelancer pigro per lavorare ovunque e con solo una connessione wi-fi

05/05/2015

Come forse hai già letto spulciando le pagine di questo blog, il mio lavoro di libera professionista si svolge per la maggior parte del tempo da casa: non ho un ufficio in centro a Forlì, ma mi sto organizzando per il mio personale spazio da sogno in fase di allestimento.

Lavorare da casa non è molto diverso dal lavorare in ufficio, anche perché la cosa fondamentale è avere tutto quello che mi serve sempre a portata di mano.

Ma quando devo spostarmi? Come faccio quando vado da un cliente o da un collaboratore in un’altra città?

Dato che proprio fra qualche giorno sarò via per lavoro, in questo post ti parlerò dei miei 3 segreti (di Pulcinella) per viaggiare leggera insieme alla mia cassetta degli attrezzi, ma senza lasciare a casa quello che mi serve.

Che ne dici, ti va di trovare qualche spunto utile per quando dovrai allontanarti dalla tua azienda per un po’?

 

Segreto 1: facciamo l’inventario

Sembra una banalità, ma prima di tutto serve un po’ di pianificazione. Bisogna che ci facciamo alcune domande prima di pensare agli strumenti e ai trucchi fotonici per lavorare ovunque ci sia una connessione funzionante. Quindi:

posso portare e usare il mio tablet/portatile, o dovrò per forza accontentarmi di quelli che mi verranno forniti?

Nel mio caso non prevedo lavori su supporti “sconosciuti” e non ho bisogno di programmi o attrezzature particolari. Per lavorare quando sono in viaggio mi basta poco e posso farlo anche da qualsiasi strumento collegato alla rete. In casi di emergenza posso usare anche solo lo smartphone, ma diventa tutto più complicato.

Per questo viaggio avrò con me tablet e smartphone, più forse un paio di extra se voglio strafare, e qui spunta la seconda domanda esistenziale.

Mi sposterò con mezzi pubblici? Potrò sfruttare le ore del viaggio per lavorare o studiare?

Sai perché adoro viaggiare in treno? Perché nel frattempo che il paesaggio scorre dal finestrino posso scrivere, leggere, ascoltare podcast o musica. Vedere video è un po’ più complicato se la connessione è ballerina, ma posso puntare sulle prime opzioni senza problemi.

Gli extra sono il lettore mp3 (che se vuoi puoi sostituire con il telefono) e l’ebook reader per non cavarti gli occhi a leggere sul tablet o spaccarti la schiena portando in giro libri cartacei (parecchi se sei fissato con la lettura).

Su cosa prevedo di lavorare?

Con i materiali “intangibili” iniziamo a fare sul serio perché da qui dipende tutto: sulle prime due domande non c’è nulla di particolarmente strano, ora invece bisogna capire cosa ci è indispensabile e come recuperare il tutto in caso di problemi.

Andando un po’ più sullo specifico, dovrai chiederti se lavorerai su documenti condivisi con i colleghi, o se dovrai scrivere articoli e pubblicare foto. Fai caso anche a come dovrai gestire i progetti: da solo o in gruppo?

 

Segreto numero 2: Modelli!

Cito vagamente Benigni e il suo “modello n°4, Giuditta” per il secondo segreto: avere sempre con te dei modelli su cui lavorare, come fatture, contratti o scheletri di documenti che usi spesso. Il fatto di averli tutti belli pronti per essere riempiti in caso di bisogno di sicuro riduce lo stress da “oddio, e adesso come faccio a…?”

Esempio… Ti capita di fare una consulenza o vendere un servizio al volo? Tiri fuori il modello di fattura nel tuo formato preferito, pronta per essere compilata (l’ultima fatta, così non sbagli con il numero) e via.

Il punto è fare mente locale e mettere i modelli che ti serviranno o che potrebbero servirti, su diverse piattaforme funzionanti anche senza connessione. Lo stesso principio vale per materiali di altro tipo, come documenti su cui stai lavorando, immagini, fonti per ricerche…

La faccio semplice: copia questi modelli/documenti anche sulle memorie di tablet o smartphone, oltre che online.

 

Segreto 3: i 6 strumenti salvavita per le trasferte

Ecco il segreto che preferisco: gli strumenti che puoi usare in ogni luogo e in ogni condizione perché sono online. Tutti tranne uno hanno un problema: ti serve una connessione internet per farli funzionare, quindi tienilo in conto. Il vantaggio è che con tutti puoi anche lavorare su tablet e pc non tuoi.

  1. Clipperz è lo stargate: per le password va bene anche un altro portachiavi online, in ogni caso quanto è bello sapere che i tuoi accessi e dati sensibili sono al sicuro? Se consideri che puoi recuperare il tutto sempre e su qualsiasi supporto, beh la tranquillità è assicurata.
  2. Evernote è un po’ il vecchio quadernetto nero che i viaggiatori portavano sempre con sé. Ecco, questo strumento è fantastico per prendere appunti (anche a mano) su diversi taccuini divisi per argomento. Puoi anche fare e salvare screenshot che puoi integrare con dei commenti. Insomma, qui puoi riversare tutti i tuoi pensieri e spunti da usare anche in un secondo tempo. Per me è un po’ un posto magico come la borsa di Mary Poppins e puoi usarlo anche in locale, senza connessione.
  3. Dropbox, se non lo conosci ti cambierà la vita! lo uso come archivio online di materiali utili. In quanto archivio, è meglio tenerlo ordinato con le cartelle sistemate a dovere e pronte ad essere condivise se necessario. Qui tengo i modelli di documenti o i file che potrebbero servirmi: occhio, non li modifico direttamente da qui ma su…
  4. Google Drive! Ecco dove carico i modelli pronti all’uso e da modificare al volo. Questo strumento mi permette di lavorare direttamente sui documenti, anche belli cicciosi, senza problemi. E quando voglio posso esportare il lavoro in vari formati come: .pdf, .txt o ancora come .docx e .rtf
  5. Trello, come posso dimenticarlo? I miei progetti spesso sono gestiti grazie a lui e quando viaggio posso giocarci e portarmi avanti nel lavoro senza difficoltà. Anche qui posso tenere modelli di documenti pronti da scaricare sul tablet o pc.
  6. Canva, ovvero l’asso di briscola per la creazione delle grafiche direttamente online: scegli il formato, giochi con testi, forme e foto (novità fresca fresca) e scarichi l’immagine da usare sui social o dove vuoi.

Questi sei strumenti sono solo una parte di quelli che puoi usare quando viaggi, ma il loro vantaggio è che non importa se il pc è tuo o meno: ti basta una connessione e hai accesso a tutto quello che ti serve. Nessuno stress, bella la vita, eh?

 

Oddio, sono in un bunker antiatomico!

I nostri 6 strumenti salvavita hanno qualche difficoltà quando la connessione manca. Tutti a parte uno: Evernote. Lui può venirti in aiuto quando sei offline, ma solo se su tablet, pc o smartphone hai installato la sua applicazione. Cosa vuol dire? Che anche se ti trovi in un bunker, isolato da qualsiasi accenno di rete, puoi prendere appunti su Evernote: poi ti basterà sincronizzare tutto una volta tornato alla civiltà.

Se non hai il tuo tablet… Carta e penna sono sempre una grande invenzione!

 

Segreto bonus: 3 App utili

Oltre ai 6 strumenti già citati, non fa male avere anche queste 3 App installate sui tuoi dispositivi. Non ti salveranno la vita, ma potrebbero renderla più facile e piacevole.

  1. Podcast Republic: se usi Android con questa app puoi ascoltare e scaricare i podcast su iTunes. Quelli che seguo li scarico prima di partire, così posso imparare cose nuove o rilassarmi anche senza connessione o quando è ballerina, tipo in treno.
  2. SuperNote o altra app per prendere appunti in locale. La cosa interessante è che quando sei in giro puoi dettare a voce pensieri o interi articoli, da esportare in formato .txt o .pdf. Se non temi di essere preso per pazzo, questa tecnica ti permette di sfruttare anche gli spostamenti lunghi per lavorare. Le correzioni puoi farle dopo con calma usando la tastiera.
  3. Pocket: trovi un articolo interessante che potresti voler leggere dopo o rileggere ancora? La soluzione è salvarlo in Pocket, magari con un tag in base all’argomento. E’ un po’ come i preferiti del browser ma con il vantaggio di non essere legati a un dispositivo (se hai connessione) e di poter leggere tutto anche offline (senza connessione ma con il tuo tablet o pc).

Bene, pronto per viaggiare e lavorare senza stress? Se hai altre applicazioni furbe da suggerimi ne sarò felicissima, quindi non essere timido e scrivimele nei commenti 🙂

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