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Trello: organizza e pianifica i tuoi progetti (anche in gruppo)

19/01/2015

Ti sei mai sentito affogare tra mille notifiche, scadenze e cose da fare durante un lavoro?

Magari ti è successo proprio quella volta in cui, insieme a diversi colleghi, c’era da portare avanti un progetto importante capace di toglierti il sonno. Beh, se la risposta è sì e hai ancora in mente quella brutta sensazione… allora siamo in due.

Prima di raccontarti di come potrai scordare l’ansia creata dalla gestione dei progetti grazie a Trello, lasciami fare una piccola premessa sul perché fino a poco tempo fa non volevo vedere nemmeno da lontano applicazioni della stessa famiglia.

La mia esperienza risale a circa un anno fa, tra la fine del 2013 e l’inizio del 2014. Lo scenario stressante che probabilmente conosci anche tu mi si è presentato davanti quando ancora collaboravo con un’agenzia di comunicazione. La mole di lavoro era (mal)organizzata usando un altro strumento online per la gestione di progetti: Podio.

Il problema non era lo strumento in sé, era il modo altamente ansiogeno e stressante in cui veniva usato.

Povero Podio, lui in fondo era graficamente carino e con tante funzioni utili, fatte apposta per controllare praticamente ogni minuscola parte del progetto… Ma qui casca l’asino. Notifiche, scadenze da rispettare al minuto, troppi compiti affibbiati alle stesse persone che poi avevano la sensazione di dover fare tutto da sole (indovina chi era una di quelle, è facile: porta un cappello stile vintage).

Quel periodo è stato infernale perché lo strumento che in teoria doveva aiutarci a lavorare meglio, di fatto era la principale causa di stress.

Com’è finita la storia? Dopo un paio di mesi abbiamo deciso di boicottare questo folle e stressante metodo di lavoro.

Chiuso (per fortuna) il capitolo “Podio”, ero decisa a non usare più applicazioni di questo tipo: avevo i postumi di un’abbuffata da “programmi per la gestione dei progetti”.

A volte però, come succede dopo una delusione d’amore, arriva qualcuno che ti fa cambiare idea e che ti spinge a riprovare e a non chiudere tutte le porte. Nel mio caso una chiacchierata è stata illuminante e finalmente ho conosciuto Trello.

Il “Portatore di Luce” che ringrazio moltissimo è stato Maurizio Lotito, co-fondatore di PostPickr, una bella startup italiana che sul sito si definisce così:

Your Social Media Assistant, PostPickr è il sistema più efficiente per programmare e pubblicare i tuoi contenuti su più social network.

Tornerò presto a parlare di PostPickr (in cui credo molto), ma torniamo a noi.

Durante la chiecchierata, Maurizio mi ha suggerito di dare un’occhiata a Trello perché, ti svelo un segreto, è proprio uno degli strumenti usati dal Team di PostPickr per sviluppare idee e defnire i passi per metterle in pratica.

Allora, questo Trello?

Nel video che ho preparato su questo strumento online e gratuito ti mostrerò nel dettaglio:

  • Come iscriverti
  • Quali sono le parti fondamentali della struttura di Trello
  • Come puoi creare e modificare i vari elementi per sfruttare al massimo lo strumento

Per farti capire subito di cosa stiamo parlando, però, ti faccio un esempio molto semplice.

Immagina una lavagnetta, di quelle magnetiche che si usano per appendere i fogli (meglio se con calamite colorate): ecco, questa è come una board di Trello e puoi associarla a un argomento particolare come “Ricette”.

Su questa lavagnetta/board puoi appiccicare dei fogli (ovvero delle liste) come “Ricette con carne”, “Ricette con pesce” e “Dolci”.

Infine, su questi fogli puoi applicare dei post-it (le card) con degli appunti sul tipo di ricetta, magari “Il taglio perfetto per il brasato” su “Ricette con carne”. La cosa bella dei post-it è che puoi spostarli anche da una lista all’altra, rendendo semplice gestire e modificare le tue ricette.

Come si presenta una board

Cosa può fare Trello per te e la tua azienda

Uscendo dall’esempio mangereccio, cosa può fare concretamente Trello per te?

  • Puoi organizzare liste di cose da fare suddivise per tipo (per un progetto lavorativo o commissioni per casa)
  • Puoi raccogliere informazioni per una ricerca (anche video e immagini)
  • Puoi lavorare insieme ai colleghi su più progetti tenendo tutto ordinato e senza perdere pezzi per strada
  • Puoi usare il calendario e fissare il giorno perfetto per la cena aziendale
  • Puoi organizzare una vacanza con gli amici
  • … Le potenzialità sono infinite

 

La mia storia d’amore con Trello

Se collaboriamo insieme, lo sai già: Trello mi accompagna durante ogni lavoro e consulenza. Grazie a lui posso impostare il lavoro creando una bacheca per cliente, poi sviluppo una serie di liste su cui possiamo interagire fissando i punti chiave, dove vogliamo arrivare e come, le idee che ci vengono in mente e le domande a cui dare risposta.

Grazie a Trello ho eliminato gran parte delle email che di solito non permettono di avere chiara la situazione. Non so te, ma io se non ho le cose ben visibili e in uno stesso posto mi agito, perché ho la sensazione di non avere il controllo su quello che faccio.

Ora è il momento di guardare il video (dura circa 20 minuti) e di fare amicizia con Trello!

 

 

PS. Se il video ti è piaciuto ti chiedo di farmelo sapere con un commento, di condividerlo e/o di iscriverti al canale Youtube.

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Ciao e grazie per essere arrivato fin qui 🙂

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